Registro de empregados

O Ministério do Trabalho, através da Portaria 41 de 28.03.2007, edita normas referentes ao registro de empregados e à anotação da carteira profissional.

A Carteira de Trabalho fica em poder do empregado, sendo que o empregador tem o prazo de 48 horas a contar da admissão, para anotar dados como data da admissão, remuneração e condições especiais do registro, se elas existirem. (Art. 5ºda Portaria) As demais anotações serão feitas na data – base das alterações salariais, a qualquer tempo por solicitação do empregado, em caso de rescisão, ou para comprovação perante a Previdência Social. (Art. 29 CLT) Tais anotações podem ser feitas à mão ou por meio eletrônico de impressão, por carimbo ou etiqueta, desde que com autorização do empregador ou do seu representante legal. (Parágrafo 2º do Art. 5º da Portaria 41) .

O empregador poderá adotar ficha de anotações, exceto com relação à admissão e demissão, que deverão ser anotadas na carteira de trabalho do empregado, sendo que este poderá solicitar o fornecimento dos dados constantes na ficha de anotações. (Art. 6º)
As anotações devem ser feitas de forma clara, sem abreviaturas, sendo que as emendas, entrelinhas, rasuras devem ser ressalvadas ao final de cada assentamento, de maneira a não gerar dúvidas. (Art. 7º da Portaria).

Permanece a proibição de qualquer anotação que prejudique o trabalhador, ou possa causar danos à sua imagem, tais como anotações referentes a sexo ou sexualidade, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, idade, condição de autor em reclamatória trabalhista, saúde, desempenho profissional ou comportamento. (Art.8º)
Continua proibida, por parte do empregador, para a contratação de funcionário, a solicitação de exames, perícia, laudo, atestado ou declaração relativo à esterilização ou estado de gravidez, assim como certidão negativa de reclamatória trabalhista. (Art. 1º da Portaria).

O registro de empregados a que se refere o artigo 41 da CLT, pertence ao empregador e deverá conter obrigatoriamente nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade, naturalidade, número e série da CTPS, número de identificação no PIS/PASEP, data de admissão, cargo e função, remuneração, jornada de trabalho, férias, acidente do trabalho ou doenças profissionais quando houver.

O empregador pode adotar controle único e centralizado na sede da empresa, desde que os trabalhadores portem cartão de identificação contendo seu nome completo, numero de inscrição no PIS/PASEP, horário de trabalho, cargo e função.

Em caso de prestadores de serviço, os registros podem permanecer na sede da contratada, desde que os empregados mantenham consigo tal identificação.
A apresentação de documentos em caso de fiscalização deverá ser feita no prazo de 02 a 08 dias, a critério do Auditor Fiscal.

É facultado ao empregador efetuar o registro dos empregados em sistema informatizado, com garantia de segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações, cumprindo também as exigências de manter registro individual em relação a cada empregado, manter registro original individualizado por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso e assegure o acesso da fiscalização trabalhista às informações dos últimos 12 meses, por meio de tela, impressão de relatório e meio magnético. As informações e relatórios deverão conter data e hora do lançamento, além de rubrica e identificação do empregador ou representante legal. Informações anteriores a 12 meses terão prazo de 02 a 08 dias, a critério do auditor para serem apresentadas.

As anotações são obrigatórias, tanto nos documentos do empregador quanto na carteira do empregado. Segundo o art. 456 da CLT, as anotações na CTPS do empregado servem de prova do contrato de trabalho. Entretanto, segundo Enunciado 12 do TST estas anotações geram presunção relativa e não absoluta.

Anteriormente às alterações da Legislação Previdenciária, com relação à solicitação de aposentadoria, a assinatura na CTPS comprovando o tempo de serviço prestado pelo empregado era suficiente para a concessão do benefício, desde que preenchido os demais requisitos de acordo com o tipo de aposentadoria solicitado.

A partir das alterações, quando a aposentadoria passou a ser por tempo de contribuição e não de serviço, a comprovação de tempo anotada na carteira de trabalho passou a não ser suficiente, pois é necessária a prova do recolhimento das referidas contribuições.
Não pode o empregador se recusar a fazer as anotações, cabendo reclamação à autoridade administrativa, no M. Trabalho, e caso não seja sanado tal registro deverá ser ajuizada reclamatória trabalhista.

Fonte: Portaria 41 de 2007-04-09
C.L.T.