Secretariado: Origens, Conceitos e Tarefas

Quais as Principais Funções de um (a) Secretário (a)? Qual é o Perfil Exigido Para Esse (a) Colaborador (a)?

Estudiosos em etmologia e lingüística acreditam que a palavra Secretário surgiu da palavra em latim “Secretarium”, a qual significava “lugar retirado” ou “conselho privado”. Porém, outros especialistas nos dão conta da existência da palavra “Secretum” cuja tradução do latim seria “Retiro”, “Audiência Secreta” e “Mistério”.

Não dá para precisar uma data específica para o surgimento da profissão de Secretário, embora alguns estudiosos estimem que deva ter sido no Egito por volta do ano 500 A.C. Porém, sabe-se que os “escribas” foram os primeiros secretários da história da humanidade, pois eles dominavam a escrita – o que era raro para a época – faziam contas, classificavam os arquivos e redigiam as ordens emanadas dos seus superiores.

Após a Segunda Guerra Mundial o cargo de secretário tomou outra dimensão, pois o mercado de trabalho abriu suas portas à mão-de-obra feminina principalmente na Europa e nos Estados Unidos. Isso ocorreu em função da escassez de funcionários masculinos, os quais foram direcionados para os campos de batalha.

No Brasil o fenômeno ocorreu nos anos cinqüenta com a chegada das empresas multinacionais, onde se exigia que as secretárias conhecessem as técnicas de datilografia, taquigrafia, organização de arquivos, anotações de recados e atendimento telefônico.

Com o advento do treinamento gerencial nas organizações nos anos sessenta, os empresários brasileiros passaram a valorizar a atividade secretarial, pois possuir um(a)  secretário(a) simbolizava status.

A partir dos anos 90 a profissão passou a vivenciar seus melhores momentos e o cargo secretarial passou a ser visto como uma atividade estratégica na organização, pois os novos recursos tecnológicos obrigaram as empresas a mudar sua forma de trabalho no escritório.

Diante disso, as organizações passaram a buscar intensamente a Qualidade Total, além da valorização dos seus clientes e dessa forma, o(a) secretário(a) deixou de ser uma “propriedade” do executivo da empresa e se tornou um membro da própria organização.

Etimologicamente falando a palavra “Secretário” define uma pessoa a quem são confiados os segredos e as confidências de seu superior imediato e, em função disso, exige-se do(a) secretário(a) uma característica específica da sua personalidade: _ fidelidade e cautela no tratamento de certas informações.

Além de dominar as habilidades requeridas em um escritório, o(a) secretário(a) também deve demonstrar grande capacidade de assumir responsabilidade sem supervisão direta. Ele(a) deve possuir conhecimentos suficientes para realizar tarefas que competem ao seu executivo, pois dentre suas funções está a de aliviar a carga de trabalho rotineiro do seu superior imediato.

Principais Funções de um(a) Secretário(a):

• Planejar e controlar a infra-estrutura gerencial.
• Organizar o seu local de trabalho, mantendo-o limpo e funcional.
• Estabelecer a rotina diária de trabalho.
• Organizar e manter atualizada a agenda de seu chefe executivo.
• Despachar com seu chefe e distribuir tarefas a seus auxiliares.
• Recepcionar pessoas e manter contatos de interesse da empresa.
• Assessorar o executivo transmitindo-lhe informações e executando as tarefas que lhe são confiadas.

Perfil Profissional:

Para obter bom desempenho nessas atividades o(a) colaborador(a) deverá possuir a formação técnica adequada, pois ele(a) deverá ter grande responsabilidade no desempenho de sua função. Espera-se que esse(a) profissional possua um conjunto de capacidades desejáveis para o exercício dessa profissão e, dentre elas, enfatizam-se as capacidades de:

• Análise de alternativas e tomadas de decisão.
• Solução de problemas e implementação de ações.
• Facilitação de mudanças organizacionais.
• Objetividade no trato das questões profissionais.
• Aprendizagem
• Atualização.
• Liderança.