Secretariado – Funções, Atribuições e Perfil Profissional

Quais as Principais Funções de um Secretário? Que Qualidades São Necessárias? Quais São as Suas Atribuições?

Embora essa função – em sua grande maioria - venha sendo executada nas empresas pelo sexo feminino, tem-se observado – nos últimos tempos – um enorme contingente de homens executando-a com eficiência (tais como os assessores, os chefes de gabinetes etc.). Nas empresas, um (a) secretário (a) tem uma função de “staff” (assessoria) e, por esse motivo, suas funções são parecidas com as de um administrador; tais como:

• Planejar.

• Organizar.

• Coordenar.

• Comandar.

• Controlar

O(a) secretário(a) pode ser considerado(a) o elo na cadeia do diálogo entre a direção da empresa e o corpo de colaboradores. Trata-se de uma profissão competitiva, onde a maioria das tarefas é especializada e outras exigirão o bom senso, a diplomacia e a discrição. No exercício de suas funções o(a) secretário(a) pode galgar três níveis hierárquicos:

• Júnior (quando ainda é principiante)

• Sênior (quando já possui de dois a três anos de experiência)

• Executivo (a) (nível de diretoria – devendo, para tal, ser no mínimo bilíngüe e, normalmente, já ter mais de 5 anos de experiência)

ATRIBUTOS PESSOAIS DO (a) SECRETÁRIO (a)

Normalmente, o (a) secretário (a) é o (a) anfitrião (ã) do escritório da empresa e, por esse motivo, os atributos mais importantes para quem ocupa essa posição são a diplomacia, o equilíbrio e a compostura. Tais atributos são necessários, a fim de tentar evitar os incidentes inesperados que podem destruir a rotina de um escritório.

A aparência de um (a) secretário (a) espelha a imagem de toda empresa, na medida em que ele (a) é o “cartão de visitas” da organização e, dessa forma, o (a) ocupante desse cargo deve possuir uma aparência sóbria (discreta), que não comprometa a imagem de sua empresa.

Um (a) secretário (a) deve ter iniciativa própria, estar sempre atento (a) e deve ouvir as outras pessoas com atenção. Suas tarefas devem ser terminadas ao tempo e a hora, uma vez que esse cargo exige alto padrão de desempenho de suas tarefas.

O (a) secretário (a) deve ter lealdade e discrição, não devendo por isso, fazer qualquer tipo de comentário em público sobre seu superior e muito menos expô-lo ao ridículo. O (a) secretário (a) tem acesso a documentos confidenciais de seu chefe e também de toda organização e, por isso:

• Não deverá revelar os segredos comerciais, nem mesmo após deixar a empresa.

• Deverá saber o limite de sua autoridade.

• Sempre solicitar instruções completas e claras, agindo com a máxima competência e procurando sempre não comentar nem especular sobre o que lhe for informado.

Atribuições do (a) Secretário (a)

O (a) técnico (a) de secretaria tem várias atribuições e, dentre elas podemos destacar:

Organizar o seu local de trabalho, mantendo-o limpo e funcional.

Estabelecer uma rotina diária de trabalho.

Organizar e manter atualizada a sua agenda e a do seu chefe executivo.

Despachar com seu chefe.

Distribuir tarefas a seus auxiliares (se tiver)

Recepcionar visitantes e manter contatos de interesse da empresa.

Atender a telefonemas, filtrando as ligações para seu chefe.

Redigir correspondências.

Digitar e reproduzir correspondências e outros documentos.

Expedir correspondências.

Protocolar documentos.

Receber, selecionar, ordenar, encaminhar e arquivar documentos.

Preparar e secretaria reuniões.

Tomar providências relativas às viagens dos executivos da organização.

Controlar o “caixa pequeno”.