Como otimizar a produtividade na empresa

As mudanças no ambiente empresarial não param de ocorrer e a busca pela redução dos custos, aumento da produtividade e da competitividade são realidades que nenhuma empresa pode prescindir.

Nos últimos, tempos tivemos muitas mudanças importantes no contexto empresarial que impactaram na performance das organizações. Talvez uma das mais importantes tenha sido a evolução tecnológica envolvendo o computador, a Internet e o telefone celular. Todas, sem dúvida, foram evoluções importantes para dar nova dinâmica ao desenvolvimento empresarial. Todavia, como quase tudo na vida, há os dois lados.

“Nós não temos talentos iguais, mas temos as mesmas oportunidades para desenvolver os nossos talentos”
John F. Kennedy

Daí, se por um lado a evolução tecnológica proporcionou avanços, por outro trouxe problemas também. As empresas dos dias atuais, que depende do computador e de uma boa conexão com a Internet, se vê as voltas com problemas aparentemente inofensivos, mas que na prática têm causado muitas dores de cabeça aos gestores. Por exemplo, quanto tempo o funcionário (ou você mesmo) tem passado diante do computador abrindo e-mail desconhecidos ou que não tem nada a ver com a sua rotina de trabalho? Quanto tempo levamos para responder uma série de e-mails diários que muitas vezes nem deveríamos ter recebido? Quanto custa ficarmos parados aguardando solucionar o problema de vírus na rede? E a improdutividade provocada pela lentidão da conexão com a Internet? E o tempo que se fica no MSN messenger, Yahoo entre outros sites de bate-papo? Já parou para ver o valor que você paga pelo link e tráfego na rede?

Dias desses encontrei um micro-empresário indignado porque a sua funcionária estava fazendo um curso virtual durante o horário de trabalho. Essas e muitas outras são, de fato, problemas novos que as organizações precisam se preocupar em solucionar. Em minhas viagens pelo Brasil e exterior tenho procurado saber como os empresários têm lidado com situações desta natureza.

“Não existe nada mais insano do que fazer sempre as coisas do mesmo jeito e esperar resultados diferentes”
Albert Einstein

Recentemente, estive na China e lá visitei uma empresa que adotou uma solução para tentar minimizar os problemas de dispersão digital. Ela bloqueou todos os acessos a mecanismos e sites de relacionamento. Liberou acesso somente as paginas com quem a empresa mantém contatos regulares. No entanto, pensando no bem estar do funcionário, a empresa liberou, diariamente, no horário de 12 às 14h acesso à rede para que todos pudessem navegar a vontade. No entanto, se alguma máquina for contaminada por vírus a pessoa responsável arcará com uma taxa de manutenção.

Em recente visita a empresas nos EUA vi algo também interessante. Lá existe uma norma para disciplinar o uso da Internet e dos e-mails. Nela há recomendações do tipo: a) não mandar e-mails com cópia para outras pessoas (só se for imprescindível), b) evitar mandar e-mail quando o assunto puder ser resolvido por telefone, c) não mandar e-mail para colegas que estejam próximos (eles disseram que havia um montão de mensagem entre pessoas que trabalhavam ao lado), d) evitar escrever mais que dez frases para explicar a situação, e) bloqueio de sites de bate-papo.

“Todos os empresários sabem como empreender, mas somente os empresários sábios sabem o que empreender”.
Anônimo

Visitei também recentemente uma empresa na África do Sul que determinava horários para os funcionários se relacionarem digitalmente. Lá os funcionários dispõem de duas horas e meia por dia para mandar e responder seus e-mails. Uma hora pela manhã (no início da jornada de trabalho), uma hora após o retorno do almoço e trinta minutos antes de encerrar a jornada de trabalho. Havia também três computadores (de uso coletivo) que ficavam conectados o tempo todo para os imprevistos. Perguntei ao gerente se essa prática estava dando bons resultados. Ele me disse que pode haver medidas mais eficazes, mas que considerava sua estratégia eficiente para evitar perda de produtividade.

Você tem problemas semelhantes em sua empresa? Você tem conseguido lidar a contento com eles? Se você adotou ou conhece alguma medida interessante neste sentido peço que me mande um e-mail comentando o fato.

Pense nisso e muito sucesso,

Evaldo Costa
Escritor, Consultor, Conferencista e Professor.
Autor dos livros: “Alavancando resultados através da gestão da qualidade”, “Como Garantir Três Vendas Extras Por Dia” e co-autor do livro “Gigantes das Vendas”- www.evaldocosta.com.br. E-mail: evaldocosta@evaldocosta.com.br.