O Processo de Planejamento na Secretaria Municipal de Agricultura da Cidade de Bacabal - MA

Resumo

Um dos processos mais importantes a ser realizado em qualquer instituição é o processo de planejamento, pois este guia todas as ações que serão executadas por uma organização. Sabendo dessa importância, buscou-se nessa pesquisa analisar o processo de planejamento realizado na Secretaria de Agricultura de Bacabal – MA, bem como apontar as etapas de tal processo. Para isso foi realizado uma pesquisa descritiva, com abordagem qualitativa, que levantou dados com base em entrevistas realizadas com os servidores da referida secretaria. Os dados obtidos revelaram que: é feito uma reunião para estudar as necessidades e estabelecer as metas; em seguida é feita a programação; é construído o plano de trabalho, que é instrumentalizado por ofícios e documentos; tudo é registrado em atas; e por último o técnico executa o plano. Evidenciamos também que nem todo servidor participa do processo, mas que de uma forma geral a comunidade pode participar.

Introdução

Observou-se nos últimos anos um crescimento desenfreado de empresas privadas no Brasil de maneira que a maioria delas acaba surgindo sem um planejamento adequado que possa garantir sua sobrevivência no mercado competitivo atual. Não se faz tão diferente na administração pública. Prova disso é a criação de novas secretárias administrativas e reestruturação das já existentes. Cabe aqui ressaltar que tão importante quanto as implantações de tais órgão públicos, são ações de planejamentos voltadas para o seu desenvolvimento.

O avanço nas políticas públicas permite que cada estado/município possa implantar medidas que favoreçam seu desenvolvimento, no entanto, a gestão deve buscar atuar de maneira planejada, consciente e organizada. Partindo do princípio de que cada município possui uma realidade especifica para cada setor administrativo, buscamos então a realidade administrativa da Secretária Municipal de Agricultura de Bacabal, com a intenção de conhecer o processo de planejamento utilizado por esta instituição.

Propomos a análise do planejamento, das ações organizadas e de seus resultados, onde todos os esforços visam criar ou ampliar melhorias já existentes na Secretária de Agricultura Municipal. Sob esta perspectiva, entende-se o planejamento como uma etapa de desenvolvimento dentre tantas outras existentes. No entanto, essa se caracteriza como a mais importante dentre elas, dando suporte à estrutura decisória da organização, formada pelas mais diversas decisões relacionadas aos diferentes níveis da instituição, estando o planejamento presente nos diferentes setores. Portanto está voltado para os profissionais de nível estratégico, gerencial e operacional, necessitando da familiarização de seus integrantes com o mesmo.

O planejamento deve acontecer de forma participativa, desenvolvido em conjunto com todos os setores envolvidos, objetivando resoluções de problemas de maneira eficiente, alcançando a maior eficácia possível com os recursos disponíveis da organização, estimulando a integração das informações e possibilitando a ações em conjunto da equipe de trabalho. Cabe ressaltar que o processo de planejamento atua como um catalisador de mudanças estruturais e organizacionais.

Justificativa

É perceptível a deficiência na execução das atividades da Secretaria Municipal de Agricultura da cidade de Bacabal – MA. Tentando analisar o motivo dessas deficiências, buscou-se compreender como se dá o processo de planejamento neste setor.

Foi feita uma pesquisa para conhecer o modelo adotado, se é tradicional, como muitos órgãos públicos, onde há uma separação entre quem planeja e quem faz, o outro é considerado como mero executor ou o modelo estratégico situacional em que o sujeito que planeja se compromete com a ação e trabalha com um conjunto de apostas a partir da explicação situacional dos atores sociais.

Pode-se afirmar que a pesquisa realizada tem grande relevância para os acadêmicos de Administração Pública. Tal valor se refere ao fato da mesma apontar os tipos de planejamento utilizados pela Secretaria de Agricultura do município de Bacabal – MA.

Considerando assim a complexidade do processo de planejamento, que se tornou hoje uma ferramenta fundamental para toda e qualquer organização, visto que depende dele o direcionamento das ações para se alcançar as metas e os objetivos propostos, percebemos a necessidade de aprofundamento no tema com o propósito de compreender os diferentes resultados decorrentes dos processos de planejamento e a observação do controle e da consecução do planejamento, como se procede a programação como uma das etapas, contribuindo assim para novas pesquisas.

Importância do tema para o administrador público

Sabe-se que para qualquer governo o sucesso depende do planejamento de seu futuro, bem como de seu presente, atentando para as constantes mudanças e influências de cenários externos e internos.

O planejamento tornou-se hoje uma ferramenta fundamental para toda e qualquer organização, pois depende dele o direcionamento das ações para se alcançar as metas e os objetivos propostos. A Administração Pública necessita de um plano de ação eficiente, que englobe todos os setores da sociedade, já que seu objetivo principal é garantir o bem-estar dos cidadãos.

Com isso é essencial observar o ambiente externo, atentando para as oportunidades e ameaças, sem deixar de lado o ambiente interno, enfatizando os pontos fortes e minimizando os fracos. Dessa forma, haverá maiores chances de crescimento e desenvolvimento para o setor público. Contudo é essencial que haja estratégia de manutenção e de implantação do planejamento estratégico, pois ele ainda é considerado um grande desafio, mas visto como única solução. Portanto, é perceptível que somente com um processo de planejamento bem elaborado é que haverá melhorias significativas no desempenho do órgão público, pois a definição de objetivos e metas dará um direcionamento a fim de alcançar os resultados esperados.

Referencial Teórico

O planejamento é fundamental em qualquer organização, independentemente de ser pública ou privada. Tal valor dado ao planejamento parte da ideia de que tais estruturas são ambientes de administração.

Nesse ponto, torna-se fundamental resgatar o conceito de administração proposto por Trigueiro (2009, p.35), que diz: A administração é “o uso dos recursos humanos, financeiros e materiais para atingir os objetivos da organização através das funções de planejamento, organização, liderança e controle”. Percebe-se que o autor se focaliza na concretização de determinados objetivos, e que para isso é necessário mobilização de recursos com o uso das funções da administração.

Veja, pois, a necessidade do planejamento com base nessa definição de administração. Sem planejamento é inevitável a falha na realização de objetivos, devido a administração exigir direção por ações planejadas.

Nesse instante, torna-se fundamental, citar o que Brêtas e Silva (2009, p.221 apud Oliveira, 2012, p.35), abordaram sobre o ato de planejar: “Consiste em analisar uma dada realidade, refletindo sobre as condições existentes, e prever as formas alternativas de ação para superar as dificuldades ou alcançar os objetivos desejados. Portanto, o planejamento é um processo mental que envolve análise, reflexão e previsão. Nesse sentindo, planejar é uma atividade tipicamente humana e está presente na vida de todos os indivíduos, nos mais variados momentos”.

Como podemos perceber o planejamento é inerente ao ser humano, e faz parte de toda e qualquer atividade que o mesmo busca executar.

E segundo Santos (2007), o planejamento tem como características ser: um processo permanente e contínuo; uma técnica voltada ao futuro; racional na tomada de decisões; sistêmico; interativo; uma técnica cíclica; e uma função que interage dinamicamente com as demais funções administrativas.

Tipos de planejamento

Entre o final da década de 1940 e início dos anos 1960, os estudos realizados por Alfred Chandler, passaram a definir três níveis administrativos: estratégico, tático e operacional. Com base nessa classificação, também surgiu os tipos de planejamento: planejamento estratégico, planejamento tático e planejamento operacional (Trigueiro, 2009). O planejamento estratégico é aquele voltado a guiar toda a organização. Envolve desta forma, sensibilizar todos os colaboradores da organização para juntos construírem a declaração de valores, a missão, a visão, a análises dos fatores críticos de sucesso e a construção da matriz FOFA – pontos fortes, oportunidades, pontos fracos e ameaças (Pereira, 2011).

É necessário também termos em mente a necessidade de trabalhar esse planejamento estratégico de forma situacional. Tal visão foi elaborada por Carlos Matus, que dividiu o planejamento em quatro momentos. O primeiro momento é o explicativo, no qual se faz a seleção dos problemas que deverão ser descritos e relacionados com suas causas e consequências. O segundo é o normativo, momento em que serão estabelecidas as ações e operações que serão executadas. O terceiro é o estratégico, que visa analisar os cenários presentes na instituição e a viabilidade das ações. E no último momento, o tático-operacional, será determinado os responsáveis por cada operação do plano operacional (Oliveira, 2012).

Em relação ao planejamento tático, devemos entendê-lo, como sendo um desdobramento do planejamento estratégico. É elaborado de modo a estabelecer os objetivos setoriais, sendo de curto prazo e contribuindo assim para um melhor desempenho das atividades inerentes a cada setor (Santos, 2007).

E sobre o planejamento operacional, devemos compreendê-lo como sendo um desdobramento do planejamento tático, e sendo dessa forma responsável por definir as atividades que deverão ser realizadas por cada colaborador (Trigueiro, 2009).

Etapas do processo de planejamento

Segundo Santos (2007), algumas etapas deverão ser seguidas para sistematizar a realização do planejamento. Tais etapas são: Diagnóstico, formulação de objetivos, seleção de métodos, implementação e avaliação.

Na etapa de diagnóstico é que se faz um levantamento geral da organização, por exemplo, no caso da Secretaria de Agricultura do município de Bacabal, o secretário poderá levantar dados sobre tal organização e identificar as necessidades requeridas pela mesma.

Após o diagnóstico, é necessário cria objetivos, e selecionar métodos para concretizá-los. Com tais etapas prontas se constrói um documento que é designado de plano. O mesmo deverá ser implementado e depois avaliado.

Metodologia

Em relação ao tipo de pesquisa utilizado, foi seguida a classificação realizada por Richardson et al. (2007), e Gil (2007). Assim, esta pesquisa é: Qualitativa quanto ao método e forma de abordagem, pois faz uma investigação dos significados das reações humanas, privilegiando a melhor compreensão do processo de planejamento, facilitando a interpretação dos dados; descritiva quanto ao objetivo, pois descreve as características relacionadas ao processo de planejamento na Secretaria de Agricultura de Bacabal - MA; e com levantamento de dados em relação ao procedimento. - Local da pesquisa

A pesquisa foi realizada na Secretaria Municipal de Agricultura de Bacabal - MA

- Instrumento de coleta de dados

Para a coleta dos dados foi utilizado um roteiro (veja apêndice A) com oito questionamentos para orientar a entrevista semiestruturada.

- População e amostra

A entrevista foi realizada com 04 servidores (secretário, adjunto e auxiliares administrativos) da Secretaria de Agricultura de Bacabal.

- Coleta de dados

Os dados foram coletados no mês de outubro com a realização de 04 entrevistas. Inicialmente os sujeitos foram informados sobre os objetivos da pesquisa e foram convidados a participar da mesma. Dos 04 servidores procurados nenhum se opôs a participar. Em alguns casos foi marcada uma data para o fornecimento da entrevista.

Todos os entrevistados assinaram duas cópias do termo de consentimento livre e esclarecido. Após esse momento foi realizada a entrevista que apesar de ter roteiro pré-estabelecido possibilitou uma abertura em relação a outros questionamentos, e foi registrada por gravador.

- Análise dos dados

A análise dos dados foi realizada utilizando-se a estratégia de Silva et al. (2008), que traz os seguintes passos para o tratamento dos dados qualitativos: Preparação e descrição do material bruto e redução dos dados com o agrupamento e codificação, criando-se categorias e subcategorias para cada unidade conceitual. Cada entrevista foi documentada individualmente recebendo uma identificação “X” seguida da ordem cronológica de realização como, por exemplo, “X1”, “X4”.

Resultados e Discussões

Nos resultados e discussões são apresentadas e discutidas as informações obtidas pelas entrevistas que foram realizadas com os gestores e auxiliares administrativos da Secretaria de Agricultura do município de Bacabal – MA. Para apresentação dos dados foi utilizado a estratégia da análise de conteúdo proposta por Silva et al. (2008), que possibilitou a construção de três categorias: O processo de planejamento; O monitoramento da implementação do planejamento; e a participação da sociedade no processo de planejamento. Cada categoria citada foi organizada em subcategorias para facilitar a compreensão.

a) O processo de planejamento

Essa categoria foi dividida em três subcategorias: não participa do processo; não tem processo de planejamento; e tem processo de planejamento. A primeira subcategoria - não participa do processo – demonstra que alguns colaboradores da Secretaria de Agricultura de Bacabal não participam do processo de planejamento. Isso pode ser evidenciado pelas seguintes falas:

“Esse negócio aí tu deveria entrevistar era o secretário, melhor é ele, pode eu falar aí e ele não gostar. Não vai gostar se eu falar, se eu for falar mesmo a verdade ele não vai gostar. Eu não sei não, isso é com o secretário, eu vou fazer o que ele me manda ... tudo é anotado no arquivo, é controlado”

Vale destacar que segundo Pereira (2011) a sensibilização e participação dos profissionais que fazem parte do quadro de servidores de uma organização na construção do planejamento, inclusive do planejamento estratégico é necessária.

A Segunda subcategoria - não tem processo de planejamento – mostra que pela visão de alguns funcionários a Secretaria de Agricultura não possui planejamento. As falas abaixo corroboram tal afirmativa:

“Não tem não, não tem reunião”

“Depende da demanda que a gente tem. A medida que vai aparecendo os problemas, a gente vai resolvendo ... a gente não faz nenhum plano, a gente vai resolvendo à medida que vai aparecendo os problemas”

Como podemos perceber possivelmente o processo de planejamento não é feito na Secretaria, ou não apresenta etapas tão claras, com base nos entrevistados acima. Se de fato não existe planejamento, a organização está comprometida, pois segundo Santos (2007, p.48) “o planejamento é a base que norteia todo o processo administrativo”.

A terceira subcategoria – Existe processo de planejamento - aponta que existe o processo de planejamento na secretaria. Podemos evidenciar tal a proposição com os seguintes discursos:

“Envolve as emendas que serão aprovadas na câmara... manda aquele ofício, manda aquele documento, em cima, a gente vai está traçando as metas, fará as reuniões... que cada trabalho tem as reuniões... a Secretaria nunca trabalha só, ela sempre trabalha, faz um ofício, faz uma reunião para as pessoas, é o primeiro passo, faz ata, faz a programação. O primeiro passo é a reunião, depois é lavrada a ata, em cima daquela ata, a gente vai está delegando para cada pessoa parte naquele projeto.”

“Nós nos reunimos, formamos uma equipe e daí traçamos, o plano de trabalho. A gente faz um plano, orientando, como nós vamos proceder o serviço em determinada comunidade, a gente faz um planozinho e o técnico encarregado da pasta faz todo o plano”.

Como se percebe o processo de planejamento realizado na Secretaria de Agricultura possui as seguintes etapas: é feito uma reunião para estudar as necessidades e estabelecer as metas; em seguida é feita a programação; É construído o plano de trabalho, que é instrumentalizado por ofícios e documentos; Tudo é registrado em atas; e por último o técnico executa o plano. b) O monitoramento da implementação do planejamento

Essa categoria foi dividida em duas subcategorias: monitoramento através de reuniões; e através de líderes comunitários.

A primeira subcategoria - monitoramento através de reuniões – demonstra que um dos recursos utilizados pelos gestores da Secretaria para o monitoramento do plano de ações é a realização de reuniões periódicas para avaliações. Isso pode ser confirmado com a seguinte fala:

“São feitas reuniões periódicas. Através das reuniões periódicas para avaliar”

A segunda subcategoria - através de líderes comunitários – aponta que os gestores também utilizam como recurso para o monitoramento da execução do plano, a participação de líderes comunitários. O discurso abaixo evidencia tal ideia:

“A gente utiliza as pessoas, por exemplo, na comunidade, a gente insere as pessoas nesse contexto da realização do trabalho, por exemplo, encaminhamos o trator para lá e chamamos o líder comunitário, que direciona a ação na comunidade".

c) A participação da sociedade no processo de planejamento

Esta categoria mostra que a comunidade participa do processo de planejamento realizado pela Secretaria de Agricultura, por meio de conselhos ou simplesmente expressando suas necessidades. Isso se confirma através das falas a seguir:

“A comunidade pode participar, e inclusive o município tem o conselho. O que é o conselho municipal? São pessoas de diferentes entidades... tem auditorias públicas... tanto o conselho como o povo podem está participando”.

“A gente procura ouvir dentro deste contexto a comunidade para saber, o que realmente eles necessitam, e com base nas necessidades deles, a gente vai e elege a prioridade. A gente faz reuniões para ouvir a comunidade. Não é chegar e implantar coisas na cabeça deles... a gente primeiramente ouve a comunidade”.

Podemos observar, através das falas acima que a comunidade pode participar do processo de planejamento realizado na secretaria, e que a própria instituição tem o cuidado de assegurar tal participação.

Conclusão

Percebeu-se que o processo de planejamento é de suma importância para o sucesso das organizações, sobretudo no que diz respeito à aplicação e desenvolvimento das ações de maneira coordenada e sistemática. Nesse sentido, evidenciou-se que a Secretária de Agricultura não vem desenvolvendo os processos de maneira completa, que segundo as falas compreende as seguintes etapas: diagnóstico, formulação de objetivos, seleção de métodos, implementação e avaliação que não estão sendo seguidas de maneira completa. Isso com certeza compromete todo o processo de planejamento, pois sem a avaliação e sem objetivos não há como se alcançar bons resultados. Vale destacar que uma boa prática percebida no processo é a participação da sociedade no planejamento, que dá mais clareza e eficiência ao processo de planejamento. É preciso planejar, isso faz parte da vida e sucesso de qualquer ser humano e organização.

Referências

GIL, Antonio Carlos. Métodos e técnicas de pesquisa social. 5.ed. São Paulo: Atlas, 2007.

OLIVEIRA, Denis Francisco Gonçalves de. Uma visão sobre a sistematização da assistência de Enfermagem nas Estratégias Saúde da Família de Bacabal – MA. Bacabal, MA: UEMA, 2012.

PEREIRA, Maurício Fernandes. Administração estratégica. Florianópolis: Departamento de Ciências da Administração / UFSC; [Brasília]: CAPES: UAB, 2011.

RICHARDSON et al. Pesquisa social: métodos e técnicas. 3. Ed.rev.amp. São Paulo: Atlas, 2007.

SANTOS, Sérgio Ribeiro dos. Administração aplicada à enfermagem. 3.ed. João Pessoa: Ideia, 2007.

SILVA, Rafaela Oliveira Lopes et al. Resultados da pesquisa. In: FIGUEIREDO, Nébia Maria Almeida de (Org.). Métodos e metodologias na pesquisa científica. 3. Ed. São Caetano do Sul, SP: Yendis Editora, 2008. P.91-130

TRIGUEIRO, Francisco Mirialdo Chaves. Teorias da Administração I. Florianópolis: Departamento de Ciências da Administração Pública/UFSC; [Brasília]: CAPES: UAB, 2009.

Denis Francisco Gonçalves de Oliveira
Nathália Dayana
Pauliny Kely Silva Alves
Rosileia Alves de Souza
Tharcísio Pimentel Lima