5S: Ferramenta de Qualidade Empresa na Área da Saúde

RESUMO

O 5S é uma ferramenta japonesa utilizada para obtenção da qualidade em qualquer ambiente. No ambiente de trabalho, irá promover a disciplina e a responsabilidade do trabalhador com os seus objetos de trabalho. Além disso, a consciência de estar executando as atividades sem desperdícios, assim usando o seu senso de utilização. Portanto, mais do que buscar a qualidade em ambientes busca desenvolvê-lo nas pessoas. Neste artigo será estudado como inseri-lo no ambiente de trabalho, além da explicação de cada S e suas vantagens.

Qualidade. Responsabilidade. 5 sensos. Ambiente de trabalho.    .

The 5S is a Japanese tool used to obtain quality at any type of environment. They will promote discipline at the corporate setting as well as the worker responsibility with his working objects. Besides the awareness of performing tasks without loss, applying the sense of use. Therefore they seek qualities not only in corporate setting but also in people. It will be considered in this article how to implant them at work, also their purposes and advantages.

1          INTRODUÇÃO

Atualmente, as empresas necessitam de métodos para sobreviverem, pois a disputa e conquista de mercado está cada vez mais acirrada. Os clientes estão exigentes, pois têm poder econômico e aquisitivo maior, necessitando a Organização aumentar a eficiência dos seus serviços e a qualidade de seus produtos. Além disso, os concorrentes fazem grandes investimentos para não perder seu lugar no mercado.

Segundo Pedro Carlos de Carvalho (2000, p. 16), “A possibilidade de sobrevivência das empresas está diretamente ligada ao seu grau de competitividade, através da qualidade de seus produtos e serviços, em âmbito mundial”. A qualidade tornou-se um fator essencial para estratégia da Organização, pois os clientes buscam durabilidade e garantia de eficiência para melhor atender as suas necessidades.

Para disputar com produtos de qualidade, a Organização precisa ter um ambiente de trabalho com qualidade e um das ferramentas utilizadas é o 5S - 5 sensos. Segundo João Martins da Silva (1996, p. 34), “O 5S é profundo, pois a sua prática pode resultar em mudanças na maneira de se perceber o trabalho e realçar a responsabilidade de cada um na criação da qualidade de vida”. Onde se busca facilitar as atividades, dinamizar o trabalho, evitar desperdícios, aumentar a autoestima dos trabalhadores e a disciplina, gerando com isto a qualidade na execução das tarefas.

O 5S teve sua implantação na década de 1950, no Japão. Após a Segunda Guerra Mundial o país estava arrasado, necessitava de reconstrução e transformação. Precisavam adotar padrões da Qualidade Total para o desenvolvimento eficaz e eficiente. No Brasil, teve seu início na década de 1990 e tem sido de importância para o ambiente de qualidade.

Neste artigo será explicado o significado de cada "S" dos sensos, sua utilização, formas de serem aplicados e dificuldades na implantação. Além disso, um estudo de caso que irá constatar as ideias expostas no Referencial Teórico.

A Metodologia é um conjunto de procedimento para a obtenção do conhecimento. Segundo Aidil S. Barros e Neide S. Lehfeld (2000, p.01):

A Metodologia é entendida como uma disciplina que se relaciona com a epistemologia. Consiste em estudar e avaliar os vários métodos disponíveis, identificando suas limitações ou não em nível das implicações de suas utilizações. A Metodologia, em um nível aplicado, examina e avalia as técnicas de pesquisa, bem como a geração ou verificação de novos métodos que conduzem a captação e processamento de informações com vistas à resolução de problemas de investigação.

Inicialmente, a Metodologia deste artigo foi desenvolvida sobre a análise da Pesquisa Bibliográfica e, posteriormente Pesquisa Documental numa empresa pública na área da saúde, localizado no estado do Paraná.

O método é a ordem para o desenvolvimento do procedimento, além de instrumento de trabalho. Para Pedro A. Bervian (2002, p.23):

Em seu sentido mais geral, o método é a ordem a que se deve impor aos diferentes processos necessários para atingir um certo fim ou um resultado desejado. Nas ciências, entende-se por método o conjunto de processos empregados na investigação e na demonstração da verdade. (...) O método é apenas o conjunto ordenado de procedimentos que se mostraram eficiente, ao longo da história, na busca do saber. O método científico é, pois, um instrumento de trabalho. O resultado depende do seu usuário.

A Pesquisa Bibliográfica é um estudo exploratório que usa livros e artigos científicos para ser estruturada. Segundo Gil (1991, p.48):

Boa parte dos estudos exploratórios pode ser definida como pesquisas bibliográficas. As pesquisas sobre ideologias, bem como aquelas que se propõem à análise das diversas posições acerca de um problema, também costumam ser desenvolvidas quase exclusivamente a partir de fontes bibliográficas.

Para Gil (1991, p. 51):

A pesquisa documental assemelha-se muito à pesquisa bibliográfica. A diferença essencial entre ambas está na natureza das fontes. Enquanto a pesquisa bibliográfica se utiliza fundamentalmente das contribuições dos diversos autores sobre determinado assunto, a pesquisa documental vale-se de materiais que não receberam ainda um tratamento analítico, ou que ainda podem ser reelaborados de acordo com os objetos da pesquisa.

Sobre a coleta, Aidil S. Barros e Neide S. Lehfeld (2000, p. 89), explicam que “a coleta de dados significa a fase da pesquisa em que se indaga e se obtém dados da realidade pela aplicação de técnicas”.

O procedimento técnico para a coleta de dados se baseou na pesquisa documental com o auxílio dos profissionais da Gestão da Qualidade, para verificar a aplicação e os resultados que o 5S tem gerado. Foram analisados todos os dados disponíveis para melhor obtenção das informações e justificar se as hipóteses levantadas estão em conformidade. De maneira a enfatizar os objetivos determinados para o desenvolvimento do artigo.

3.1      O 5S, A BASE DA QUALIDADE.

Segundo Caroline Faria, do site Infoescola, “A filosofia do 5S busca promover, através da consciência e responsabilidade de todos, disciplina, segurança e produtividade no ambiente de trabalho”.

O 5S tem por objeto a qualidade e não pode ser visto como uma ferramenta apenas de organização. Para João M. Silva (1996, p. 22), “(...) aqueles que tiverem do 5S apenas uma visão restrita, ligada a arrumação e a limpeza, é preciso que fique claro: o que importa é o ambiente de qualidade, na qual as pessoas tenham senso de qualidade”.

Cada S tem seu significado, João M.Silva (1996, p.26) frisou que:

O seiri/seiton equivale à pesquisa de eficiência; o seiton equivale à procura do melhor Layout; o seisou significa inspeção e eliminação da fadiga do equipamento; o seiketsu equivale à eliminação do estresse da pessoa; enquanto o shitsuke equivale a argumentar até o último momento, mas, cumprir rigorosamente o que foi decidido.

3.2      SEIRI: SENSO DE UTILIZAÇÃO

João M. da Silva (1996, p. 39), desenvolveu um fluxograma para a etapa inicial do Seiri. Observe abaixo:

Fonte: MARTINS DA SILVA, João. O Ambiente da Qualidade. Ed. Literra Maciel. Belo Horizonte, 1996, p. 39.

Para complementar o fluxograma, Silva deu algumas instruções: dar um tempo mínimo para guardar documentos legais, selecionar os materiais que serão movimentados, anunciar aos interessados sobre os materiais que podem ser reutilizados e divulgar os resultados obtidos com a mobilização.

Conforme Pedro Carlos de Carvalho (2000, p.52), para aplicar o primeiro senso deve-se classificar o útil do inútil, descartando aquilo considerado como desnecessário. Frisou meios como: localizar os objetos, classificando os necessários e guardá-los pelo grau de utilização e aqueles estão emexcesso, dar um destino de reutilização.

Segundo João M. da Silva (1996, p. 41), a proximidade entre o seiri e seiton constitui um conceito unitário:

A ordenação facilita a utilização, diminuindo o tempo de busca. A proximidade entre os dois senso é tal que não há uma linha divisória clara entre eles sendo que, no Japão, geralmente se faz referência ao seiri/seiton como constituindo um conceito unitário.

Para Carvalho (2000, p. 60), deve-se identificar e arrumar tudo para que qualquer pessoa possa localizar sem dificuldades, ou seja, cada objeto tem seu devido lugar. Após a sua utilização, deve voltar ao seu lugar de origem, se possível estar sempre disponível e próximo do seu local de uso.  Isto irá resultar na facilidade de acesso em função do tempo e a diminuição do desgaste físico.

“Cada pessoa na empresa deve, antes e depois de qualquer trabalho realizado, retirar o lixo resultante e dar-lhe o fim previamente acordado. Um ambiente limpo lembra qualidade e segurança”. (DE CARVALHO, Pedro Carlos, 2000, p. 68).

Conforme Carvalho (2000, p. 70), se opróprio usuário fizer a limpeza do equipamento, conseguirá descobrir a fonte a sujeira e será um inspetor de si mesmo. O fato de manter limpos os materiais será possível detectar desgastes não observados anteriormente. A ação irá prevenir a quebra imprevista evitando a paralisação dos processos produtivos.

Para Carvalho (2000, p. 83), o seiketsu é a consolidação dos ganhos obtidos como seiri, seiton e seiso, ou seja, as três primeiras cuidam do hard (matéria) e o último representa o soft (ao comportamento das pessoas). Para manter o “senso da saúde” deve ter a participação de todos para eliminar as sujeiras/impurezas e a poluição visual acumuladas no local de trabalho. É executado com o intuito de trazer melhorias a tudo e todos.

“Excesso de materiais, má ordenação e sujeira são, reconhecidamente, causas de acidentes no trabalho e estresse. Combater essas causas significa uma grande iniciativa para conservar a vida da empresa e dos empregados”. (MARTINS DA SILVA, João, 1996, p. 50).

3.6      SHITSUKE: SENSO DE AUTODISCIPLINA

Segundo Silva (1996, p. 55), se apenas o senso da autodisciplina fosse desenvolvido não seria necessário referência aos outros sensos. Nota-se:

Se fosse possível desenvolver nas pessoas apenas o senso de autodisciplina, não seria necessário fazer qualquer referência ao desenvolvimento dos outros sensos, pois a pessoa autodisciplinada toma a iniciativa para fazer o que deve ser feito. Entre tanto, a própria tecnologia de desenvolvimento da autodisciplina passa pela prática dos sensos anteriores.

Conforme Carvalho (2000, p. 93), a falta de disciplina aumenta o desperdício dos recursos, insatisfação das pessoas e informações imprecisas. Além disso, frisa que o cumprimento das normas é a mediação dos graus de disciplina e não há outro meio para exigi-lo senão através da discussão de normas e procedimentos.

É possível observar a execução de tarefas, normalmente nota-se que diversas ações não significam diretamente "trabalho produtivo" isto é, não agregam valor. Lapa (2013) afirma que “tais ações improdutivas envolvem manuseio, transporte de objetos, procura de algum item, locomoção, escolha de alguma coisa, solicitação de algo, mudança de posição, dentre outros”.

Certamente, nestas situações, os distúrbios causados pelos movimentos de desperdício mencionados, não contribuem para que as pessoas se concentrem na execução do serviço, além de significarem perda de tempo.

Lapa (2013) destaca ainda que é possível observar a identificação dos itens necessários no local de execução da tarefa, o descarte dos itens desnecessários, a disposição destes itens em locais próximos ao uso ou aplicação, a identificação dos mesmos de modo que qualquer pessoa possa reconhecer e localizar facilmente, a facilidade de acesso e retorno ao local após uso, a limpeza, a disciplina em manter o ambiente organizado, constituem ações que eliminam ou reduzem consideravelmente os desperdícios de movimentos repetitivos aumentando assim a eficiência do trabalho, logo seus resultados também.

Muitos dizem que 5S é praticar “Bons Hábitos”. Porém, Lapa (2013) defende a prática do 5S da seguinte forma:

Apesar da simplicidade dos conceitos e da facilidade de aplicação na prática, a sua implantação efetiva não constitui uma tarefa simples. Isto porque a essência dos conceitos é a promoção de mudança de atitudes e hábitos das pessoas. Hábitos e atitudes essas, construídos e incorporados pela convivência e experiência dessas pessoas ao longo de suas vidas.

É normal que ao ter conhecimento destes conceitos tão óbvios, os colaboradores sintam-se reduzidos e criem resistências para iniciar a sua implantação. Mas certamente, as atitudes e hábitos decorrentes da prática do programa 5S vão se chocar com os seus hábitos e atitudes incorporados na maneira de ser e agir.

Lapa (2013) afirma que:

Este constitui um aspecto crítico da implantação. É a dificuldade de "romper" com os conceitos e pré-conceitos arraigados em si. É preciso que seja criado clima adequado e condições de alavancagem desta mudança. É preciso dar suporte àqueles que estão conseguindo "romper" e ajudar àqueles que ainda não o fizeram, para que se possam seguir a mesma direção dos outros. Este rompimento precisa ser espontâneo para que tenha condições de se perpetuar, removendo de forma definitiva velhos hábitos e atitudes e substituindo-os por outros.

Lapa (2013) destaca a importância da divulgação de resultados da implantação da ferramenta 5S, em três tópicos:

- A divulgação do processo do 5S deve ocorrer sempre, mostrando os pontos positivos, e destacando as áreas que mais avançaram no processo.

- Pode-se criar e divulgar um “ranking”.

- A divulgação de fotos que mostrem situações negativas das áreas, não é aconselhável, pois pode causar um aspecto “controlador” às avaliações, porém, fotos que demonstrem uma evolução do ambiente, provocam uma sensação de conquista para a equipe daquela área.

Cassiano (2010) mostra os benefícios da implantação da ferramenta 5S nas empresas como a otimização de espaços, redução de custos e eliminação de desperdícios, minimização de excessos, racionalização do tempo, aumento da vida útil de ferramentas e equipamentos, aumento da eficiência, entre outros.

A Empresa estudada é pública, suas atividades são voltadas para saúde. Seu principal objetivo é atender aos cidadãos que precisam de atendimento e cuidados, além disso, também desempenha funções para formação de profissionais. Está localizada no estado do Paraná.

Em 2010, a Gestão da Qualidade, órgão de staff ligado à Direção Geral, buscou disseminar o programa 5S através de um concurso interno. O concurso não era de participação obrigatória e contou com dez setores inscritos.

A partir de 2011, o programa ganhou força e foi realizado o segundo concurso do 5S. Desta vez, houve a participação voluntária de onze setores. As avaliações ocorreram em junho de 2012.

A segunda edição do concurso estabeleceu também alguns critérios aos participantes. Abaixo é possível observá-los:

1)           Plano de ação - O plano de ação deveria ser entregue no modelo 5W2H.

2)           Proibição de contratação e/ou utilização de serviços e/ou assessoria externa para qualquer fase do 5S.

3)           Desempate – Como critérios de desempate foram utilizados:

• Unidade/ Serviço que apresentasse maior carga horária de treinamento/sensibilização sobre o 5S;
• Maior número absoluto de participantes da Unidade/ Serviço no treinamento/sensibilização;
• Maior número de profissionais da Unidade/Serviço.

Foram estabelecidos vinte e três critérios relativos ao PDCA. Observe alguns:

• Levantamento da situação anterior à implantação (P): refere-se aos registros quanto à situação anterior a implantação;
• Método (P): o conjunto de ações descritas no plano de ação 5W2H. Deveriam estar detalhado para o atendimento das metas;
• Execução (D): as ações para implantação do programa deveriam estar em conformidade com o 5W2H;
• Coleta de dados (D): os dados coletados durante a execução do plano de ação;
• Auditoria (C): o registro escrito ou fotográfico que demonstrasse as etapas de execução do 5S.
• Padronização (A): registros escritos do método utilizado para implantar o 5S.

A escala de pontuação para os critérios relativos ao PDCA foi assim estabelecida:

Para implantar cada “S” foram adotados critérios. Observe-os no Quadro 1:

Para pontuar os critérios do 5S foi usado uma escala, como é possível observe na Figura 3:

Aos três primeiros lugares foram concedidos prêmios que foram entregues pela Direção Geral, em solenidade. Além disso, foram entregues certificados para cada profissional das unidades ganhadoras. Os colaboradores utilizaram a premiação para própria melhoria do ambiente de trabalho.

Para fins comparativos da utilização da ferramenta 5S, dois setores foram escolhidos A e B.

- Setor A: definiu metas específicas para implantação do 5S seguindo todos os critérios do Edital interno, além disso, superou as propostas. Foi o vencedor com 208 pontos.

- Setor B: verificou a necessidade de mudança, porém sua mobilização para implantar o 5S foi menor que o setor A. Assim, não atingiu todas as metas que foram definidas.

Observa-se que o 5S é de difícil implantação, porque não faz parte da cultura das organizações, necessita-se de persistência e autodisciplina para disseminá-lo. Ao longo do concurso, algumas dificuldades foram encontradas, principalmente referentes a este fator, o que fez alguns setores desistirem.

O 5S trás melhorias para as organizações, na Empresa onde foi realizado o estudo, foi possível constatar: organização dos materiais de expediente, qualidade no serviço, eliminação de desperdícios, entre outros.

5          CONSIDERAÇÕES FINAIS

A ferramenta 5S é vista como meio diferencial para trazer a qualidade ao ambiente de trabalho. Não tem um método específico para ser desenvolvida, pois se trata de uma filosofia que deve se tornar cultura na Organização para gerar efeitos. Portanto, o 5S não pode ser inferido apenas ao arrumar, ordenar e reutilizar, mas ao desenvolvimento da qualidade nas pessoas.

O estudo de caso foi desenvolvido em uma empresa pública que atua na área da saúde. Para difundir o 5S dentro desta empresa, foi utilizado concurso, com premiação e classificação das melhores posições. Os avaliadores do concurso foram profissionais da própria organização e professores universitários convidados.

O problema deste artigo era “ A ferramenta 5S traz mudanças para o ambiente de trabalho?”, contento duas hipóteses: “O 5S traz mudanças relevantes ao ambiente de trabalho” e “A ferramenta 5S é de difícil aceitação na Organização”. Após análise verificou-se que o 5S traz mudanças ao ambiente de trabalho, porque sua filosofia busca melhorar continuamente o ambiente por meio do sensos de utilização, ordenação, limpeza, saúde e autodisciplina. Com relação às hipóteses, verificou-se que ambas foram corroboradas: quanto à primeira, observou-se que sua utilização pode aumentar a eficiência no trabalho, trazer ordenação e a (re) utilização correta dos recursos, o que gera queda nos custos, além da qualidade na prestação do serviço. A segunda hipótese também se apresentou verdadeira, pois toda mudança gera desconforto. O 5S busca na autodisciplina se desenvolver para tornar parte da Organização, ou seja, integrar-se à sua cultura.

O objetivo geral era “Mostrar as melhorias que a utilização da ferramenta 5S trouxe à Organização”. De modo geral, nas organizações o 5S traz: minimização de excessos, racionalização do tempo, melhoria das relações interpessoais e da comunicação, entre outros. Na empresa estudada, observam-se a organização dos materiais de expediente, qualidade no serviço, eliminação de desperdícios, isto conforme a análise dos avaliadores do concurso.

O primeiro objetivo específico dizia “Mostrar a importância do 5S para as Organizações”, ao decorrer deste artigo foram frisados vários motivos que o tornam relevante, porém se enfatiza exclusivamente o fato de não apenas envolver a ordenação dos recursos materiais, mas estar preocupado com o fator humano, envolvendo sua saúde física e mental. O segundo e terceiro objetivos específicos enfatizavam “Apontar os resultados que a aplicação do 5S trouxe a alguns setores ” e “Explanar aos administradores que a ferramenta gera qualidade na Organização”. Como sínteses do estudo de caso, foram utilizados dois setores (A e B) que concorreram no concurso e ficaram em posições muito diferentes. Verificou-se que o setor A, ganhou o concurso porque seguiu rigorosamente o que o Edital interno exigia, fez o plano de ação, executou e superou as expectativas, por isso foi o vencedor. Porém o setor B se mobilizou pouco para atingir as metas do concurso 5S, por isso não consegui boa vantagem posicional. Aos administradores é possível demonstrar que o 5S gera qualidade, porque sua aplicação traz melhorias para todos os ambientes e pode ser adaptado.

Os resultados atingidos demonstraram que o 5S pode trazer melhorias e benefícios para diversos ambientes, porque envolve práticas do dia a dia como a organização e a reutilização. Além disso, um ambiente de trabalho mais limpo e  layout adequado.

Dentre as limitações frisam-se: (a) a dificuldade na obtenção de material para fazer o Referencial Teórico, pois foram poucas as literaturas disponíveis e aplicáveis ao estudo de caso; (b) demora em conseguir a autorização para ter acesso aos documentos dos concursos, porque seguiu todo um processo burocrático; (c) não se obteve autorização para utilizar o nome da instituição.

Como trabalhos futuros, verifica-se a necessidade de realizar uma pesquisa que envolva maior contato com os colaboradores e os setores para analisar se após o concurso a filosofia continua sendo praticada. Além disso, buscar saber como as empresas do setor privado fazem para implantar a ferramenta do 5S.

Este artigo proporcionou e agregou conhecimentos, pois deu a oportunidade de conhecer a aplicação do 5S na prática, além do contato com especialistas em qualidade que mostraram uma visão abrangente da utilização da ferramenta.

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