EQUIPAMENTOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) NUMA ANALISE PATRIMONIAL: ESTUDO DE CASO NO INSTITUTO FEDERAL DO MARANHÃO (IFMA)

RESUMO

Esse trabalho destaca a importância do controle das contas públicas a parte procedimentos de registros e padronização das rotinas patrimoniais e contábeis, como forma de melhoria da gestão pública. A partir do levantamento dos dados patrimoniais para o grupo de equipamentos, pode-se avaliar um cenário da atual contábil do órgão. Devido à dificuldade de avaliar o resultado das contas de TI e o conhecimento dos seus valores atuais e o valor contábil do patrimônio público existente nas unidades do Instituto Federal do Maranhão (IFMA) e suas necessidades de reavaliação dos bens. Em função disso, esse artigo buscou determinar as quantificações de bens, tempo de uso e valores  dos bens de Tecnologia da Informação existentes  como parâmetros de estudo de caso, para quantificação do valor contábil e controle eficiente das contas públicas e fazer a indicação de sugestão metodológica para definir procedimentos para tratamento correto dos procedimentos para administração dos bens permanentes do órgão, bem com evidenciar as legislações que norteiam a aplicação legal da gestão patrimonial.

PALAVRAS-CHAVE: Gestão patrimonial. Depreciação. Obsoletismo. Gestão Pública.

INTRODUÇÃO

Ao longo da criação do Instituto Federal do Maranhão (IFMA) que contou com a união de Escolas técnicas e agrotécnicas federais e a criação de novas unidades no âmbito do Estado do Maranhão. A maioria dos acervos patrimoniais foram obtidos a partir de 2008 com a instalação efetiva dos institutos federais na sua fase de préexpansão e implantação da fase 1, 2 e 3, principalmente nos anos de 2010 a 2013, com alto valores de investimentos.

Dessa forma, o patrimônio do IFMA, correspondeu a grande número de bens móveis que ficam alocados em 35 unidades correspondente as escolas profissionalizantes, onde existem as unidades setoriais de gestão, em função da autonomia administrativa e financeira. No entanto para fins administrativos foi instituída no final 2012, uma coordenação central a nível de gestão patrimonial, para gerir o patrimônio do Instituto em todas as suas instâncias de forma sistêmica, e que pudesse coordenar todas as ações e disciplinamento de procedimentos para gestão patrimonial do Instituto, inclusive nesse período foi implementado no sistema de administração pública (SUAP) contemplava o módulo para realização dos cadastros e controles gerenciais dos bens patrimoniais da instituição.

O patrimônio público é adquirido para um fim específico de uso do sistema público e uma das questões que envolve isso é exatamente o uso efetivo do bem público relacionado com essa vida útil, dentre os fatores contábeis e administrativos definidos pela legislação vigente.

O Instituto possui um grande aporte de estrutura de equipamentos de TI que tem como objetivo de fomentar as ações de ensino, pesquisa e extensão do IFMA, bem como dar suporte às atividades meio, que correspondem aos procedimentos administrativos para os funcionamentos das escolas federais nos municípios de atuação.

As maquinas e equipamentos de TI em uso no IFMA são para uso específicos em laboratórios da área de informáticas e demais laboratórios técnicos que compõem estruturas de ensino nas diversas áreas de conhecimentos, bem como os componentes de infraestrutura administrativas que fazem parte de fomentos de procedimentos de gestão em todas as óticas estruturais para o surgimento do objetivo final que é o ensino, pesquisa e extensão do órgão.

Devido à dificuldade de avaliar o resultado das contas de TI e o conhecimento dos seus valores atuais e o valor contábil do patrimônio público existente nas unidades do IFMA, e suas necessidades de reavaliação dos bens.

O objetivo do trabalho foi determinar o valor patrimonial dos bens da tecnologia da informação (TI), existente no órgão, com a quantificação dos bens existentes, a fim de determinar o valor contábil e sua depreciação, para fins tomada de decisão e controle eficiente das contas públicas.

A realização do estudo de caso, foi realizada com a análise qualitativa e quantitativa, dos dados de bens móveis do Instituto, obtidos através dos relatórios gerencias do modulo patrimônio do sistema de administração (SUAP), no período de junho de 2020. As variáveis analisadas formam: a) quantidade de bens, b) total aplicado de recursos na aquisição de equipamentos de TI, c) valor contábil e valor depreciado de bens, d) tempo de uso ou utilização dos bens. Os dados foram condensados em tabelas no programa Excel para obtenção dos parâmetros de análise. O trabalho também foi baseado no levantamento da legislação sobre gestão de patrimônio público, no contexto contábil e operacional na administração pública.

DESENVOLVIMENTO

A importância do controle das contas públicas parte dos procedimentos de registros e padronização das rotinas patrimoniais e contábeis, como forma de melhoria da gestão pública.

O Instituto possui um grande aporte de estrutura de equipamentos de TI que tem como objetivo de fomentar as ações de ensino, pesquisa e extensão do IFMA, bem como dar suporte às atividades meio, que correspondem aos procedimentos administrativos para os funcionamentos das escolas federais nos municípios de atuação.

O investimento do IFMA em materiais permanente, compõem um valor base de R$ 174.406.991,09; no total de 206.416 itens, sendo para o acervo patrimonial da área de TI, um valor de R$ 31.587.032,28; que corresponde a 18,1 % do total aplicado, conforme dados de máquinas e equipamentos, que estão descritas na base cadastral do patrimônio no sistema unificado de administração pública (SUAP) que é responsável pela gestão de controles e procedimentos administrativos do Instituto. 

O número de itens de equipamentos da tecnologia da informação (TI) existentes no IFMA, conforme consta na tabela 1, com a indicação classificatória dos tipos de bens patrimoniais. É importante destacar que mesmo os softwares, tendo uma metodologia própria, (amortização), foi feito a classificação como grupo de materiais de TI.

Fonte: SUAP (2020)

A totalização dos bens corresponde a 5,7% do valor patrimonial do IFMA, sendo que observamos que a maior quantidade de equipamentos, diz respeito a computadores, com 41,5 % do total. Fazendo uma correlação com a equipe administrativa do instituto, podemos fazer uma relação com 1494 servidores, isso perfaz que 30,8 % dos itens são utilizados pela área administrativa, considerando um computador/servidor.

É importante citar que não foi possível determinar o número de bens em pleno funcionamento no órgão com o inventario físico e a revisão da funcionalidade das maquinas e equipamentos, através de avaliação técnica.

Observamos que a maior quantidade de equipamentos, diz respeito a computadores, com 41,5 % do total. Fazendo uma correlação com a equipe administrativa do instituto, podemos fazer uma relação com 1494 servidores, isso perfaz que 30,8 % dos itens são utilizados pela área administrativa, considerando um computador/servidor.

De acordo com a especificidade de equipamentos em uso, na tabela 2, detalhamos os valores de entrada e valor líquido contábil para os bens de TI. Na análise dos valores dos bens da tecnologia da informação, constatou que o valor líquido contábil do órgão, que corresponde a 25,6 % do valor da aquisição. Com isso observou-se a indicação da necessidade de avaliação dos bens que possui valor definido como residual, conforme método de depreciação definido no órgão. No IFMA é utilizado o método de cotas constantes, conforme resolução NBC T 16.1 9 editada pelo Conselho Federal de contabilidade, para cálculo da depreciação dos bens patrimoniais, em operação sistêmica desde do ano 2013, calculo operacionalizado através do sistema de administração, como um procedimento de rotina no órgão, metodologia orientada através do manual SIAFI (2020).

Fonte: SUAP (2020)

Na análise dos dados, constatou-se que os tipos de materiais relacionado com a tecnologia de informação, foi observado um valor acentuado entre o valor de entrada e o valor líquido. Os dados indicam que há necessidade de fazer os ajustes de valor unitário dos bens, através da reavaliação, bem como de indicação do tempo útil de remanescente de utilização para os bens.

Em função do desgaste ou uso natural, os mesmos podem sofrer a depreciação, conforme determina a RESOLUÇÃO CFC Nº. 1.136/08 que aprovou a NBC T 16.9 – Depreciação, Amortização e Exaustão, define depreciação como a redução do valor dos bens tangíveis pelo desgaste ou perda de utilidade por uso, ação da natureza ou obsolescência.

Observamos que existem muitos equipamentos que já possui vários ciclos com seu valor residual definido e não sofreram processo de reavaliação para definir o seu valor contábil, conforme normas da legislação pertinente a lei federal nº 4.320 de 17 de março de 1964 no artigo 101 e106 no parágrafo 3º, para controle de contas públicas. Esse procedimento realizado mensalmente através de cálculos definido por normas da Secretaria do Tesouro Nacional (STN).

A maioria dos bens mesmo já com valores defasado, ainda continuam em uso pela instituição em várias atividades, sendo necessária a baixa definitiva dos bens considerados inservíveis por absolutismo, por estar irrecuperável e inaceitável na instituição de serviço público.

Os dados da tabela 3, indica a percentagem dos bens de TI, em função do tempo de uso.  Os equipamentos menores que 5 anos corresponde a 30,7% do total de itens; com 64,6% com 5 anos a 10 anos e consequentemente 4,7% tem tempo acima de 10 anos. Observa-se que 69,3% dos equipamentos estão com mais de 5 anos de idade, caracterizando que os equipamentos estão em sua maioria obsoletos no órgão.

Constatamos, que o percentual de 64,6% diz respeito a maior parte do parque tecnológico. Isso pode ser explicado em função que nesse período se realizou a implantação de várias escolas federais no Maranhão, com alto valor de investimento em TI, para funcionamento efetivo das unidades, tanto a nível pedagógico, como administrativo.

Fonte: SUAP (2020)

A caracterização dos bens sem uso ideal ou obsoleto, com período superior ao que prever na tabela de depreciação para tempo de uso, conforme preconiza BRASIL (2020), que conceitua a vida útil do bem patrimonial como o período de tempo durante o qual a entidade espera utilizar o ativo ou o número de unidades de produção ou de unidades semelhantes que a entidade espera obter pela utilização do ativo.

No entanto, de acordo com FONSECA (2005), citado por Azevedo (2017), conceitua que a reavaliação técnica de atualização dos valores dos bens da instituição por meio do preço mercado, fundamentado em parecer externo no qual a diferença entre o valor original consignado e o reavaliado e deve ser registrado no patrimônio. Essa questão se dá, se o bem ainda for útil para o serviço público ou se deve sofrer alienação previstas em lei.

Como proposta para se obter o valor dos bens que já chegaram ao seu nível de utilização conforme determinado em tabela proposta pelo STN (2019) a partir do tempo remanescente e condição do bem. Com utilização da metodologia proposta pelo Tribunal de Contas do Estado do Espirito Santo (TCE-ES), citado por SANTOS (2012) e sendo o objeto do trabalho a proposição de parâmetros de índice para realizar avaliação ou definir o valor do bem público.

Dessa forma para se determinar o valor de bem, se propõe metodologia, com a inclusão do critério de obsolescência para maquinas e equipamentos, relacionados com a tecnologia da informação. Para o cálculo do valor contábil, com a proposição de adaptação do modelo matemático, proposta por autor, conforme metodologia dotado pelo TCE-ES, com a inclusão de critérios de obsoletismo (CO) descritos na tabela 5 e, de acordo com formula matemática:  FR=4*EC+6*PVU-3*PUD-2*CO.

Fonte: Autor (2020)

Existem algumas metodologias de avaliação de máquinas e equipamentos e bens em geral, sendo utilizados métodos como a tabela de Ross-Heideck, conforme é citado em artigo do manualdepericias.com.br (2020), no qual consta o método utilizado na engenharia para depreciar maquinas e equipamentos, no qual indica o método de comparativo (pesquisa de mercado) como o mais correto. No livro engenharia legal e de avaliações (Abunahman, 2008), apresenta capitulo inteiro com a proposição de quatro métodos de avalições de maquinas e equipamentos, que operacionalmente não contempla o parâmetro de desgastes físico e obsoletismo.

Segundo o decreto nº 9.373, de 11 maio 2018, os bens devem seguir os procedimentos relacionados indicado no artigo 2 no seu parágrafo 2º, no qual orienta que os bens têm um ciclo de vida e deve analisar dentro do contexto de sustentabilidade e dessa forma realizar ações que passa a promover o reuso ou a reutilização recuperação dos bens que ainda possam servir para utilização na prestação de serviço público.

De acordo com Azevedo (2017), cita que é necessária a baixa definitiva de bens considerados inservíveis ou inaproveitáveis em instituição de serviço público. Dentro da administração pública, precisa ser definido, critérios para substituição dos equipamentos tecnológicos, para não haver um a sobrecarga nos depósitos existentes nas unidades e principalmente na aplicação dos recursos públicos que muitas vezes são escassos. 

Dessa forma precisamos achar critérios para realizar procedimentos técnicos na gestão de patrimônio para definir quando um bem pode ser substituído de forma a melhor aproveitar como indicar a aplicação dos parâmetros ambientais para definições das requisições de materiais equipamentos e máquinas dentro dos critérios da sustentabilidade e orçamentária nas unidades da administração pública federal

CONCLUSÃO

Nas unidades do órgão, possui seu acervo patrimonial muitos equipamentos que já chegaram ao seu valor residual. Dessa forma há necessidade efetivamente se realizar as avaliações para definição do seu valor contábil, considerando que a não avaliação dos bens patrimoniais podem ocasionar informações contábeis não consistentes com a realidade atual do órgão.

Há um percentual muito grande de bens que estão na fase de avaliação, a fim de obter o seu valor real. Outra questão diz respeito que muitos desses bens, que estão em funcionamento, esteja com a necessidade de sofrer processo de desfazimento, podendo, no entanto, sofrer upgrade para continuar sua utilização, sendo necessário a reavaliação para ajuste contábil.

Deve-se implementar procedimentos de reavaliação de bens exclusivos para equipamentos de TI, incluindo critérios de obsoletismo no órgão. A metodologia proposta pode compor procedimentos mais usuais, para rotinas de gestão patrimonial, tornando o procedimento mais eficiente.

Um fator importante é a questão da usabilidade os equipamentos, tendo em vista propiciarem a geração de grande volume de resíduos sólidos, com isso há necessidade de haver descarte correto com o reaproveitamento e reuso de grande parte dos componentes, tendo como fator a tomada de decisão para a substituição dos equipamentos já obsoletos.

A análise da situação dos bens patrimoniais define os procedimentos para compra e aquisições e com indicadores patrimoniais podemos subsidiar as tomadas de decisões que possam influenciar no uso eficiente de recursos no serviço público.

REFERÊNCIAS    

ABUNAHMAN, Sergio Antônio. Curso básico de engenharia legal e de avaliações. 4.ed.rev. e amp. São Paulo: Pini, 2008. P. 231-248.

AVALIAÇÃO de maquinas e equipamentos. [S. l.:s. n.], 200?.  Disponível em:  https://www.manualdepericias.com.br/avaliacao-de-maquinas-e-equipamentos/. Acesso em: 16 dez. 2020.

AZEVEDO, Thais Coelho Bastos; ALTAF, Joyce Gonçalves; TROCCOLI, Irene Raguenet. O controle patrimonial na administração pública.  Revista Eletrônica. Machado Sobrinho, Juiz de Fora, v.13, n.01, p.01-09. 2017. Disponível em: . Acesso em: 05 set. 2020.

BRASIL. Lei 4.320de 17 de março de 1964. Institui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal. Planalto: Brasília, DF. 1964.  Disponível em: . Acesso em: 03 nov. 2020.

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BRASIL. Secretaria do Tesouro Nacional. Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público. Parte II, 8. ed. Brasília: STN, 2019. Disponível em: https://sisweb.tesouro.gov.br/apex/f?p=2501:9::::9:p9_id_publicacao:31484. Acesso em: 01 nov. 2020.

BRASIL.  Resolução CFC N° 1.136, de 21 de novembro de 2008. Aprova a NBC T 16.9 – Depreciação, Amortização e Exaustão. Brasília, DF: CFC. 2008. Disponível em:    Acesso em: 01 nov. 2020.

BRASIL. DECRETO Nº 9.373, DE 11 de maio de 2018. Dispõe sobre a alienação, a cessão, a transferência, a destinação e a disposição final ambientalmente adequadas de bens móveis. Brasília, DF: Planalto, 2018.  Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/decreto/d9373.htm. Acesso em: 01 nov. 2020.

BRASIL. Ministério da Economia. Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal. Manual SIAFI. Brasília, DF. Disponível em: . Acesso em: 01 nov. 2020.

INSTITUTO FEDERAL DO MARANHÃO. Portaria N° 3518, de 29 de outubro de 2014. Institui o Sistema Unificado da Administração Pública denominado SUAP, como sistema de administração no âmbito do Instituto Federal do Maranhão e estabelece os parâmetros para sua Implementação, Operação e Funcionamento. São Luís: IFMA, 2013. Disponível em: . Acesso em 18 out. 2020.

SANTOS, Gerson dos. Gestão Patrimonial: Ampliada e atualizada. 4. ed. Florianópolis: Secco, 2012.

Por Hildervan Monteiro Nogueira