A função da Controladoria na elaboração da estratégia, na execução e no controle organizacional

Qual é a Função da Controladoria no Processo de Gestão? Como Executar o Controle Nos Vários Níveis Hierárquicos da Organização? Quais São as Finalidades do Controle e da Avaliação no Planejamento Estratégico de Uma Organização?

Como se trata de uma função gerencial e estratégica, a Controladoria compreende as atividades relativas a prover informações de natureza contábil, patrimonial, econômica, financeira e não financeira ao processo de gestão, para que os gestores possam estar devidamente subsidiados em suas tomadas de decisão estratégicas ([1]). No processo de gestão, a Controladoria tem função coordenadora dos esforços dos gestores, a fim de garantir o cumprimento da missão da empresa e assegurar sua continuidade, gerando informações fidedignas e tempestivas para a tomada de decisão.

Segundo Almeida, Parisi e Pereira (2011), a Controladoria é uma evolução natural da contabilidade praticada. No entanto, Weibenberger e Angelkort (2011), o gerenciamento de informações contábeis não é somente caracterizado por relevância, acuracidade, oportunidades ou confiabilidade técnica, mas também por consistência, a partir de uma perspectiva do lado do usuário.

Mas, conforme OLIVEIRA ([2]) a execução corresponde à fase em que os recursos são consumidos e os produtos gerados. O autor coloca que essa fase pode exigir, ainda, alterações e ajustes no programa, com consequente identificação de alternativas operacionais, seleção da mais apropriada e implementação dos ajustes. Dessa forma, a fase de execução é exatamente aquela em que as ações são implementadas e surgem as transações realizadas.

Ainda segundo Oliveira (2009) o controle deve ser executado nos vários níveis hierárquicos da organização: áreas operacionais, administração das áreas operacionais e empresa como um todo. Dada a necessidade de conhecer, para que se possa tomar decisão, a formação do resultado da entidade, existe a necessidade de realizar avaliação de desempenho de forma global – a empresa como um todo – e analítica – as várias áreas de responsabilidade. O autor afirma que, para ser implementado com sucesso, o controle envolve quatro (4) etapas:

• Prever resultados das decisões na forma de medidas de desempenho;

• Reunir informações sobre o desempenho real;

• Comparar o desempenho real com o previsto;

• Verificar quando uma decisão foi deficiente e corrigir o procedimento que a produziu e suas consequências, quando possível.

Sendo assim, os controles devem ter base em planos que, quanto mais claros, completos e integrados, mais eficazes serão os controles. O acompanhamento do projeto é fundamental, pois a verificação antecipada de um fator pode mudar a trajetória, a fim de assegurar a realização dos objetivos. A função do controle e avaliação em um projeto de planejamento estratégico tem algumas finalidades:

• Identificar os problemas ou falhas, que podem interferir nos objetivos preestabelecidos;

• Fazer os resultados obtidos serem semelhantes aos objetivos esperados.;

• Verificar se as estratégias e a política estão fornecendo os resultados esperados, dentro do cenário existente;

• Fornecer informações gerenciais constantemente, a fim de que haja a intervenção rápida no desenvolvimento do projeto.

Para que o administrador efetue o controle e a avaliação do planejamento estratégico, Oliveira cita alguns aspectos importantes:

• Estabelecimento de padrões de avaliação, que servirão de base para comparar com os resultados esperados;

• Medida de desempenho, utilizada para quantificar, qualificar e mensurar tempo;

• Realizado versus esperado, serve para identificar por meio de critérios, comparações estabelecidas;

• Ações corretivas são providências tomadas a fim de extinguir problemas que poderiam causar desvios no cumprimento dos resultados esperados.

A Controladoria e os Sistemas de Informação

Segundo FREZATTI et al ([3]) para entender o conceito de sistema de informação gerencial, é importante lembrar que sistema é um conjunto coordenado de elementos interdependentes que interagem para atingir determinado objetivo. Para os autores citados, o Sistema de Informações Gerenciais (SIG) é um conjunto de recursos e procedimentos que interagem para produzir e comunicar informações para a gestão, de forma independente.

Os autores apontam que a utilidade do SIG é de gerar informações que atendam às necessidades dos tomadores de decisões, dando suporte ao processo de gestão em todas as suas etapas: planejamento, execução e controle. O SIG deve ser percebido como um subsistema da organização e deve ser elaborado em consonância com a estrutura organizacional e com o modelo de gestão da entidade (FREZATTI et al, 2009).

Para os autores, o funcionamento do SIG consiste em captar e identificar os eventos econômicos, interpretar, analisar, registrar e acumular os dados relativos aos eventos e processar os mesmos transformando-os em informações que possam ser utilizadas nas decisões dos gestores, dando suporte à administração, a fim de atingir os objetivos e otimizar os resultados. Portanto, são recomendadas as seguintes análises do processo decisório e do processo de controle:

• Identificar os eventos; coletar, registrar e acumular os dados relativos aos eventos e processar dados, realizar cálculos (mensuração) e gerar informações;

• Comunicar informações sobre os eventos, atividades, produtos e seus atributos, unidades de negócios etc. (informação);

• Sinalizar e orientar as ações dos gestores, motivando-os a tomar as melhores decisões.

De acordo com OLIVEIRA (2009) os gestores precisam de um sistema de informações que lhes forneça dados sobre o planejado e o real, permitindo-lhes fazer comparações em bases objetivas, em todas as etapas do processo de gestão. Para o autor, a fase do controle corresponde à implementação de ações corretivas, quando os resultados realizados são diferentes dos planejados, para assegurar que os objetivos planejados sejam atingidos.

FREZATTI et al (2009) colocam que um sistema de informações gerenciais deve possuir, pelo menos, três módulos ou subsistemas: contabilidade, custo e orçamento. Dessa forma, pode-se dizer há relação existente entre diferentes fases do processo decisório e as informações econômico-financeiras necessárias para o controle da gestão.

Os Sistemas de Informação Contábil

Relacionando o que já foi visto com o sistema empresa, o sistema contábil de informações também busca a eficácia por meio do adequado equilíbrio entre as relações dinâmicas que mantém com seu ambiente externo regulado por normas e procedimentos estruturados e o equilíbrio necessário com os sistemas operacionais.

Segundo PADOVEZE ([4]) o sistema de informação contábil ou sistema de informação de controladoria é o meio que o contador-geral, contador gerencial ou o Controller utilizarão para efetivar a Contabilidade e a informação contábil dentro da organização, para que a Contabilidade seja utilizada em toda a sua plenitude, mas concordando com o autor há necessidade de aplicar.

Quantos aos objetivos do sistema de informação contábil ou de Controladoria, eles podem ser resumidos de acordo com esse autor: “A Contabilidade é, objetivamente, um sistema de informação e avaliação destinado a prover seus usuários com demonstrações e análises de natureza econômica, financeira, física e de produtividade, com relação à entidade objeto de contabilização.

Os objetivos da Contabilidade, pois, devem ser aderentes, de alguma forma explícita ou implícita, àquilo que o usuário considera como elementos importantes para seu processo decisório”. Mas, conforme NAKAGAWA ([5]), o sistema contábil, é tipicamente composto dos seguintes subsistemas:

• Compras;

• Processamento das ordens de vendas;

• Contas a receber;

• Contas a pagar;

• Controle de estoques;

• Folha de pagamento;

• Razão geral;

• Contabilidade de custos;

• Orçamento;

• Contabilidade por responsabilidades;

• Análise das vendas.

De acordo com NAKAGAWA (2013) a integração sistêmica em um sistema contábil se dá na seguinte ordem: As ordens de vendas orientam os fluxos de dados para o subsistema de processamento de ordens de vendas e, consequentemente, afetam, também, os subsistemas de contas a receber e controle de estoques. As aquisições de materiais e serviços orientam os fluxos de dados para o subsistema de compras e afetam, também, os subsistemas de controle de estoques e contas a pagar.

Os subsistemas de contas a receber, controle de estoques, contas a pagar e folha de pagamento orientam os fluxos de dados para o subsistema Razão Gerais. As três formas de interações descritas, orientam fluxos de dados para o subsistema de contabilidade de custos, quando este estiver integrado ao sistema contábil.

Finalmente, desde que os subsistemas Razão Geral e Contabilidade de Custos tenham acumulado os dados originários de todos os subsistemas que os antecederam, tornando-os importante fonte de dados para o subsistema de análises de custos que é o principal elemento de suporte para o processo de planejamento e controle da empresa.

Referências bibliográficas

([1])  BORINELLI, Marcio Luiz. “Estrutura conceitual básica de controladoria: sistematização à luz da teoria e das práxis”. Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade, São Paulo, 2006

([2])  OLIVEIRA, Antônio Benedito Silva. Controladoria: fundamentos do controle empresarial. São Paulo: Saraiva, 2009.

([3])  FREZATTI, Fábio. Orçamento empresarial: planejamento e controle gerencial. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2009.

([4])  PADOVEZE, Clóvis Luís. Introdução à administração financeira: texto e exercícios. São Paulo: Thomson, Cengage Learning, 2005. 299 p

([5])  NAKAGAWA, Marcelo. Empreendedorismo Elabore Seu Plano de Negócio e Faça a Diferença. Ed. Senac, 2013. P. 13